Hibe Başvurusunda Bütçe Hazırlama: KOBİ'ler İçin Adım Adım Şablonlu Rehber

Hibe değerlendirme uzmanlarının ortak şikayeti: "Bütçeyi düzgün yapamıyorlar". Aynı projeyi sunan iki firma, biri yanlış bütçe yüzünden eleniyor. KOSGEB ve TÜBİTAK'ın 2025 reddedilme verilerine göre %40'ın üzerinde başvuru "bütçe uyuşmazlığı" gerekçesiyle reddedilmiş. Bu yazıda doğru bütçeyi nasıl yapılır, adım adım göstereceğim.

1. Bütçe nedir, nasıl olmalı?

Bütçe, projenizin her bir harcamasının ne kadar olacağını, hangi tedarikçiden alınacağını ve hangi ay yapılacağını gösteren detay tablosu. KOSGEB ve TÜBİTAK şablonlarında her kalemin 3 farklı tedarikçiden proforma fatura sunulması istenir.

2. Tipik bütçe kalemleri

Personel giderleri

Projede çalışacak kişilerin maaş + SGK işveren payı toplamı. Sadece proje süresince ve proje için harcanan zaman oranında giriş yapılır.

Hesaplama: 25.000 TL brüt maaş × %22 işveren payı = 30.500 TL aylık gerçek maliyet. 6 aylık projede %50 zamanını ayıracaksa: 30.500 × 6 × 0.5 = 91.500 TL bütçeleyin.

Makine, ekipman, yazılım

En büyük kalem genellikle. KDV hariç fiyat girilir (KDV iadeli olduğu için). 3 farklı firmadan proforma fatura. Yerli üretim varsa %5-10 ek puan getirir.

Sarf malzeme

Hammadde, kimyasal, laboratuvar sarfı, ofis kırtasiye gibi kalemler. Detay liste ekleyin — "muhtelif" yazmayın.

Hizmet alımı / danışmanlık

Mühendislik, yazılım geliştirme, test, sertifikasyon. Hizmet alanın vergi numarası ve yetki belgesi sunulur. Yurtdışından alınan hizmette stopaj hesabını unutmayın.

Seyahat ve eğitim

Genellikle toplam bütçenin %5-10'u ile sınırlı. Yurtiçi/yurtdışı ayırarak detaylandırın.

Genel giderler (overhead)

Kira, fatura, sigorta gibi proje dışı giderler. Çoğu programda doğrudan giderlerin %25'ini geçemez. KOSGEB'de bazı kalemlerde tamamen kapsam dışı.

3. Destek oranı ve katkı payı hesabı

Bir hibe %75 destek oranı veriyorsa, demek ki %25 katkıyı siz koyacaksınız. Bu katkıyı nereden bulacağınızı şartnamede belgelemek zorundasınız.

Örnek: 4.000.000 TL'lik proje, %75 destekli

• Hibe miktarı: 3.000.000 TL
• Sizin katkınız: 1.000.000 TL
• Sizin katkıyı nasıl finanse edeceksiniz? Banka ekstresi, sermaye artışı, KGF kefaletli kredi belgesi sunmanız gerekir. "Param var" demek yetmez.

4. KDV hesabı — sık yapılan hata

Çoğu hibede KDV destek kapsamı dışındadır. Çünkü siz KDV'yi vergi dairesinden iade alabiliyorsunuz, devlet iki kez ödemez.

1.000.000 TL'lik makineyi KDV'li 1.200.000 TL ödediniz; bütçeye 1.000.000 TL yazılır, hibe 1.000.000 üzerinden hesaplanır. Doğru kayıt için faturalarınızı KDV'li düzenletmeyi unutmayın.

5. Aylık dağılım — sıralama önemli

Hibe değerlendiricileri "bu kadar para 1 ayda nasıl harcanacak" diye bakıyor. Bütçeyi proje aylarına dağıtın:

6. Sık yapılan 7 bütçe hatası

1. Yuvarlak rakamlar: "1.000.000 TL makine" gibi yuvarlamış kalemler şüphe çekiyor. Gerçek tedarikçi fiyatını yansıtın.
2. Tek tedarikçiyle sınırlı kalmak: 3 farklı proforma yoksa kalem reddedilir.
3. KDV'yi karıştırmak: Bazı kalemlerde KDV'li, bazılarında KDV'siz girmek hesabı bozar.
4. Genel giderleri şişirmek: %25 sınırını aşan başvurular ya kesintilenir ya reddedilir.
5. Personel maaşını brüt yerine net yazmak: İşveren payı dahil edilmez, eksik bütçe çıkar.
6. Aşırı/eksik bütçe: Çok düşürürseniz "yapılamaz" der; çok şişirirseniz "savurganlık" der. Piyasa fiyatları aralığında tutun.
7. Ödeme planı eksikliği: Aylık dağılım yapmamış başvurular eksik kabul edilir.

7. KOSGEB ve TÜBİTAK için Excel şablon farkı

• KOSGEB: KOBİ Bilgi Sistemi (KBS) içindeki online form. Excel ekleyemezsiniz, doğrudan sisteme girersiniz. Ekstra Excel sadece kendi içinizde hazırlık.
• TÜBİTAK: PRODİS sistemi üzerinden Excel şablonu yükleyebilirsiniz. Şablon TÜBİTAK 1507/1501 başvuru sayfasında "Bütçe Tablosu" olarak indirilebilir.
• TKDK: Daha karmaşık — iş planı + bütçe + 3 proforma sistemi. TKDK'nın kendi şablonunu kullanmak zorundasınız.

Şablon ve örnekleri nereden bulabilirim?

HibeRadar premium üyelere özel olarak hazırladığımız "Bütçe Şablonu Master" dosyasını sunuyoruz. KOSGEB ve TÜBİTAK formatlarına uyumlu, otomatik hesaplı 4 farklı sektör şablonu içeriyor (üretim, yazılım, AR-GE, hizmet). Üye paneli > Şablonlar bölümünden indirebilirsiniz.

Sonuç

Bütçe, projenizin "iskeleti" değil, kanıtıdır. Değerlendiriciler "bu firma ne istediğini biliyor mu" sorusunu bütçenize bakarak cevaplar. Detaylı, gerçekçi, kanıtlı bir bütçe hazırlamak — başvurunuzun en güçlü silahıdır.