Hibe Başvurusu Öncesi Hazırlık: e-İmza, KOSGEB Kaydı ve Zorunlu Belgeler

Neden Önceden Hazırlanmalısınız?

Hibe çağrıları genellikle 4-8 hafta sürer. Ancak bazı hazırlıklar günler hatta haftalar alabilir. Çağrı açıldığında hazır olmayan firmalar süreyi evrak toplamakla geçirir ve son günlere yetişmek zorunda kalır. Bu da hatalara yol açar.

1. e-İmza veya Mali Mühür

TÜBİTAK ve KOSGEB başvuruları için e-İmza veya Mali Mühür zorunludur:

• Gerçek kişiler: e-İmza (nitelikli elektronik imza)
• Tüzel kişiler (şirketler): Mali Mühür tercih edilir
• Temin süresi: 3-10 iş günü
• Maliyet: ~800-1.200 TL (yıllık)
• Sağlayıcılar: TÜBİTAK-BİLGEM, E-Güven, Turktrust

2. KOSGEB Kayıt

KOSGEB desteklerinden yararlanmak için önce KOSGEB'e kayıtlı olmanız şart:

1. kosgeb.gov.tr adresinden başvuru
2. Ticaret sicil belgesi yükle
3. Vergi levhası yükle
4. Onay: 5-15 iş günü

Dikkat: KOBİ beyannamesi yıllık yenilenmelidir. Güncel beyanname olmadan başvuru yapılamaz.

3. ARBİS Kaydı (TÜBİTAK)

TÜBİTAK başvuruları için ARBİS (Araştırmacı Bilgi Sistemi) kaydı zorunludur:

1. arbis.tubitak.gov.tr adresine git
2. Proje ekibindeki her araştırmacı ayrı hesap açmalı
3. Özgeçmiş bilgileri eksiksiz doldurulmalı
4. Öğrenim ve iş deneyimi belgelenebilir olmalı

4. Her Başvuruda Gereken Belgeler

Aşağıdaki belgeleri klasörde hazır tutun:

• Güncel ticaret sicil gazetesi (kuruluş + son durum)
• İmza sirküleri (noter onaylı, 6 aydan eski olmayan)
• Vergi borcu olmadığına dair yazı (e-devlet'ten, 30 günden eski olmayan)
• SGK borcu olmadığına dair yazı (e-devlet'ten)
• Faaliyet belgesi (ticaret odası, 6 ay geçerli)
• Son 2 yıl bilanço ve gelir tablosu (YMM onaylı)

5. Personel Bilgileri

AR-GE destekleri için proje ekibi kritik önem taşır:

• Lisans mezunu personelin diploması veya transkripti
• SGK hizmet dökümü (çalıştığınızı kanıtlar)
• İş sözleşmesi kopyası

Hazırlık Takvimi Önerisi

Çağrı açılmadan 4 hafta önce başlayın:

• Hafta 1: e-İmza/Mali Mühür başvurusu, KOSGEB kaydı kontrolü
• Hafta 2: Evrak toplama, bilançolar güncelleniyorsa YMM randevusu
• Hafta 3: ARBİS profillerini güncelle, proje fikri netleştir
• Hafta 4: Bütçe hesapla, proje özeti taslağını yaz